Skapa ordning med japanska 5S-metoden

Du kanske har stött på det japanska städfenomenet Marie Kondo som har fått miljontals människor att skapa ordning i sina hem.

Läs också: Så viker du en t-shirt med KonMari-metoden

5S-metoden skapar lugn

Men den japanska 5S-metoden, som lovar effektivitet och inre lugn, är kanske inte lika känd. En perfekt metod för dig som är trött på tidstjuvar som stökiga skrivbord och försvunna papper.

Tiden räcker inte till

Börja med att ställa dig följande tre frågor:

1. Känner du dig stressad?

2. Räcker tiden aldrig till?

3. Skjuter du upp saker och tror du ska hinna dem senare?

Testa 5S-metoden

Det räcker med ett ”ja” för att du bör ge 5S en chans. Metoden går ut på att enkelt skapa ordning omkring sig och på köpet bli effektivare, få kontroll och ett inre lugn.

Gör det nu!

Metoden lanseras nu av effektivitetstränaren Anna Sjödin. Hon hjälper företag, myndigheter och kommuner att bli mer effektiva och välmående. 5S är en av metoderna hon tillämpar och som hon beskriver i boken Gör det nu.

En sak i taget

Att sluta skjuta upp och i stället göra det nu är en av nycklarna till att bli effektiv och lugnare, enligt Anna Sjödin. Andra viktiga nycklar är att skapa smarta strukturer och att göra en sak i taget.

Läs också: Sluta skjuta upp! Så enkelt får du saker gjorda – på en gång

På jobbet och hemma

Men 5S-metoden är inget du bara river av en gång och sen är klar, den fortsätter du att tillämpa igen och igen. Här är de 5 stegen:

5S-metoden – så gör du

1. Städa

Lösa papper i ostrukturerade högar och annat skräp på skrivbordet är vanliga tidstjuvar. Med ordning och reda slipper du leta och spar en massa tid. Gör så här:

• Släng lösa lappar och papper du inte behöver.
• Ställ undan disk och annat som inte hör hemma på arbetsplatsen.
• Rensa bort sådant du inte använder i skåp, lådor och hurtsar.
• Rensa andra ytor som fönsterkarmar och golv runt din arbetsplats.

2. Sortera

• Lägg lösa papper, högar, brevkorgar och sorteringsfack som är kvar i en trave. Privata grejer får en egen hög.
• Ta fem post it-lappar och lägg på skrivbordet.
• På lapparna skriver du ”Korta uppgifter” (sådant som tar mindre än en kvart att göra), ”Långa uppgifter”, ”Vänta på svar”, ”Spara” och ”Spara gemensamt/till arkiv”.
• Grovsortera nu allt utifrån orden göra, spara eller kasta? Därefter sorterar du enligt de fem post it-lapparna. Ta ett papper i taget. När du är klar med detta moment har du fem fina högar.

Läs också: Rensa ut hemma – bli av med röran

3. Strukturera

Var sak på sin plats. Du har hört det förut – och det gäller än. Utgå från de fem högarna ovan. Vad ska vara på skrivbordet? Vad kan förvaras längre bort osv. Märk lådor, korgar och pärmar. Därefter renskriver du och uppdaterar att göra-listor.

4. Standardisera

Vitsen med att ha en standard är att slippa uppfinna hjulet varje gång man ska göra en återkommande arbetsuppgift. Smarta rutiner skapar både kvalitet och effektivitet. Var sak på sin plats enligt systemet ovan är ett bra exempel. Checklistor för hur återkommande arbetsuppgifter ska utföras steg för steg är ett annat.

5. Skapa nya vanor

Att skapa nya rutiner för ordning och reda kanske inte är så svårt. Kruxet är att hålla sig till dem. Varje dag, varje gång! Om skrivbordet åter börjar svämma över är det dags att fundera på vad du kan förändra och förbättra ytterligare. Och gör det nu!

Läs också: Besegra röran – Expertens 5 superenkla tips